“Наши кейсы”: как сэкономили 162% времени и 37% расходов на командировках сотрудников

Продолжаем делиться нашими успехами и готовы рассказать о следующем случае из рубрики “Наши кейсы”. В этом кейсе расскажем историю успешного проекта, который наша компания реализовала для одного из своих клиентов. 

В соответствии с условиями соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (NDA) опустим некоторые детали, такие как название компании-клиента, точные цифры и специфические технические решения. Этот кейс покажет наш подход к решению сложных бизнес-задач и достижению целей, при строгом соблюдении конфиденциальности клиентов.

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: консалтинг, аутсорсинг
• Штат сотрудников: 75+
• Количество командировок : 25+ в месяц
• Направления командировок: 80% поездок приходятся на Европу, 20% — на США и страны Востока.
• Особенность: три представительства (Милан, Мюнхен, Варшава)

Проблема клиента: 

Поездки сотрудников включают в себя бизнес-консультации, стратегические сессии и тренинги для корпоративных клиентов. Также команда активно участвует в международных выставках и конференциях, например, в Германии и ОАЭ.

Сложность заключалась в разнообразии типов трудоустройства сотрудников. А это значит — возникали нюансы учета, которые могли существенно повлиять на размер налога на прибыль компании. Например, сотрудникам на трудовом договоре, где территория выполнения обязанностей ограничена, для учета командировок достаточно собрать все документы в одном месте и автоматически загрузить их в систему бухучета.

Сотрудники на договорах подряда требуют особого внимания: чтобы признать их перелеты командировками, которые компенсирует компания, в договоре должны прописываться специальные условия.

А вот в случае с ИП важно быстро идентифицировать их расходы, чтобы они не отражались для целей налога на прибыль, а включались в инвойс на соответствующую сумму.

Сложности в организации: 

1. Сотрудники сталкивались с множеством вызовов при организации командировок. Разные ресурсы для покупки билетов и бронирования жилья приводили к потере документов. Длительный процесс поиска и согласования оплат был неудобен при срочных поездках или изменениях в планах.
2. Отсутствие единой базы данных клиентов также создавало проблемы. Когда нужно было провести важную стратегическую сессию, задержки были недопустимы. Иногда билеты на самолеты и поезда бронировались буквально за несколько часов до отправления, и сотруднику нужно было успеть на ближайший рейс. Если менеджер отдела был недоступен, никто не знал, где быстро найти данные сотрудника для покупки билета.
3. Ошибки в данных и закрывающих документах приходилось решать вручную, что отнимало много времени. Клиенты сталкивались с проблемами при обработке возвратов, так как это требовало дополнительных операций, таких как возврат авансов, корректировка бухгалтерских документов и учет расходов в соответствии с корпоративными политиками.
4. Также создавало трудности отсутствие понимания, к какой категории относится сотрудник, с какой целью его направляют в командировку и какие условия для него доступны согласно тревел-политике компании. 
5. Длительный период получения и загрузки инвойсов в программу бухгалтерского учета приводил к значительному увеличению сроков закрытия периода.

Таким образом, организация командировок была настоящим испытанием, требующим оптимизации и улучшения процессов для повышения эффективности и удобства. Кроме того, все эти сложности отражались на налоговой базе и прибыльности компании клиента.

Решение: 

Интеграция бухгалтерской системы и приложения TravelHub стала настоящей находкой для компании. Мы не только повысили эффективность работы сотрудников клиента, но и решили множество проблем, которые раньше казались неразрешимыми.

• Единый сервис нашей платформы для бронирования билетов и жилья позволил внести всех сотрудников в базу с указанием их категории и статуса согласно тревел-политике компании. Доступ к этой базе получили все сотрудники клиента, что позволило быстро и без проблем находить нужную информацию.
• Загрузка всех документов в ПО для бухгалтерского учета теперь занимает всего один клик. Это позволяет своевременно делать расчет суточных и выплату сотрудникам.
• Раньше бронирование на различных сайтах занимало у офис-менеджера более часа. Теперь, благодаря платформе TravelHub, этот процесс занимает всего 5 минут. Согласование поездки либо не требуется, так как учитываются настройки тревел-политик, либо происходит в виде короткого звонка благодаря предварительному бронированию, которое фиксирует стоимость на некоторое время пока идет процесс принятия решения.
• Более того, теперь бронирование командировок могут выполнять не только офис-менеджеры, но и сами путешественники. Это исключает риски потери документации или ошибок при вводе данных. Сотрудникам не нужно заботиться о сборе чеков и документов в поездках – все это напрямую попадает бухгалтеру, а сотрудник может сосредоточиться на своих задачах. Формирование документов отчетности по командировке занимает всего 5 минут.
• Если поездку нужно вернуть или перенести, платформа автоматически обрабатывает все необходимые бухгалтерские операции, включая возврат авансов, корректировку расходов и перерасчет налогов.

Таким образом, интеграция с TravelHub не только упростила процесс организации командировок клиента, но и значительно повысила общую эффективность работы компании.

Результаты:

Время на организацию и отчетность по поездкам сократилось в несколько раз. Благодаря четко обоснованной тревел-политике и возможности предброни, удалось не только оптимизировать расходы на поездки, но и включить в состав расходов для целей налога на прибыль на 40% больше командировочных затрат, чем ранее. Это существенно снизило налоговую нагрузку на компанию. 

Отзыв: "Благодаря TravelHub мы кардинально изменили свой подход к организации деловых поездок. Инновационные решения и высокий уровень сервиса позволили нам значительно оптимизировать затраты и повысить эффективность наших бизнес-процессов. Безусловно, рекомендуем эту компанию!"

Если хотите достичь таких же результатов и оптимизировать свои бизнес-процессы, обращайтесь за консультацией к команде TravelHub. Наши эксперты помогут вам внедрить подобные решения и вывести ваш бизнес на новый уровень. Свяжитесь с нами сегодня и начните трансформацию вашего бизнеса уже сейчас!