Командировочное удостоверение в 2025 году: оформление и применение

С 2015 года работодатели вправе не оформлять командировочные удостоверения, однако многие организации по-прежнему включают этот документ в стандартный пакет бумаг для служебных поездок. При больших объемах разъездной работы он помогает систематизировать процессы и упростить контроль расходов. Ниже разберем, как выглядит грамотное оформление удостоверения, в каких случаях оно полезно и чем его можно заменить без риска для учета и налогов.

Что такое командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (его также называют командировочным листом) — внутренний документ работодателя, подтверждающий факт направления сотрудника в служебную поездку, период его пребывания в месте назначения и выполнение поставленных задач.

Удостоверение дополняет приказ о направлении в командировку и помогает связать воедино цель поездки, маршрут и реальные сроки пребывания в пути и на месте. На основании данных, зафиксированных в этом документе и подтверждающих бумагах, бухгалтерия:

• начисляет и обосновывает суточные;
• подтверждает расходы на проезд и проживание;
• учитывает траты в составе налоговых расходов по налогу на прибыль;
• корректно отражает период отсутствия сотрудника в табеле учета рабочего времени.

Хотя в действующих нормативных актах нет требования обязательно оформлять командировочное удостоверение, компании часто оставляют его в документообороте как удобный инструмент внутреннего контроля.

Для чего используют командировочное удостоверение

Удостоверение помогает выстроить единые правила для всех командированных сотрудников и снизить риск ошибок в учете. Особенно это актуально там, где регулярно организуются деловые поездки и в командировках задействовано сразу несколько подразделений: бухгалтерия, кадровая служба, отдел продаж или проектные команды.

На практике командировочное удостоверение применяют, чтобы:

• подтвердить период пребывания сотрудника в месте назначения и его фактический выезд;
• упростить расчет суточных и дополнительных выплат, зависящих от дней отсутствия;
• увязать служебное задание с отчетом по итогам поездки;
• минимизировать вопросы со стороны проверяющих при подтверждении командировочных расходов;
• вести внутреннюю статистику по числу и продолжительности поездок.

Чем больше сотрудников выезжает по работе и чем сложнее маршруты, тем заметнее эффект от внедрения единого шаблона документа. При этом компании, которым важнее гибкость, могут обойтись без удостоверения и использовать только приказ, служебное задание и отчет.

Как заполнить командировочное удостоверение

Обычно оформлением занимается специалист кадровой службы или бухгалтерии, но работодатель вправе закрепить ответственность за конкретной должностью во внутренних регламентах. Основание для составления удостоверения — приказ (распоряжение) руководителя о направлении в командировку.

Распространенная унифицированная форма № Т-10 состоит из двух сторон: титульную заполняют до выезда, оборотную — по мере перемещения сотрудника и после возвращения. Даже если организация использует собственный макет, структура документа, как правило, похожа.

Какие сведения указывают на лицевой стороне

На титульной части удостоверения фиксируют основные исходные данные:

• полное наименование работодателя и правовую форму (ООО, АО и т. д.);
• коды по ОКУД и ОКПО (если применяются);
• дату составления и номер документа;
• ФИО сотрудника, отправляемого в командировку;
• его должность и структурное подразделение;
• пункт назначения (город, организация — при необходимости с адресом);
• цель поездки в развернутом виде;
• планируемое количество календарных дней, дату выезда и дату возвращения;
• подпись руководителя или иного уполномоченного лица, при необходимости — печать.

После того как документ подписан, он передается сотруднику вместе с приказом и другими бумагами. В некоторых организациях в локальных актах отдельно прописано, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Формулировка цели командировки: примеры

Цель поездки желательно указывать максимально конкретно. Это упрощает последующую проверку и связь между затратами и результатом командировки. Возможные формулировки:

• проведение переговоров и подписание договора поставки товара;
• участие в отраслевой конференции с целью продвижения услуг компании;
• проведение технического аудита оборудования у контрагента;
• обучение сотрудников филиала новым стандартам обслуживания;
• подготовка и согласование долгосрочного контракта на обслуживание.

Если командировка включает несколько задач, их можно перечислить через запятую или оформить как комплексное служебное задание, на которое делается ссылка в удостоверении.

Как оформить обратную сторону

Оборотная сторона предназначена для отметок о фактическом прибытии и выбытии сотрудника из пунктов маршрута. Обычно записи делает представитель принимающей стороны — кадровый специалист, секретарь, бухгалтер или уполномоченный менеджер.

В записях последовательно отражают:

• дату и время прибытия командированного в пункт назначения;
• дату и время выбытия оттуда;
• наименование организации, поставившей отметку;
• подпись ответственного лица, при необходимости — печать.

Если командировка ограничивается одним городом и по ее окончании сотрудник сразу возвращается к месту постоянной работы, в удостоверении делают две отметки: о прибытии в город и об отъезде оттуда. Последнюю запись о прибытии по месту основной работы при таком подходе можно не дублировать, если порядок работы в компании это допускает.

Как действовать, если поставить отметку некому

Иногда сотрудник встречается с физическими лицами или работает на площадке, у которой нет штатной администрации, готовой заверять документы. В таких случаях проставить штамп или подпись принимающей стороны проблематично.

Прямой обязанности получать отметки в подобных ситуациях законодательство не устанавливает. Подтверждать факт командировки и ее продолжительность можно и другими документами:

• приказом о направлении в командировку и служебным заданием;
• детализированным отчетом о выполнении задания;
• проездными документами с указанными датами отправления и прибытия;
• счетами и чеками за проживание из гостиниц, хостелов, апартаментов;
• электронной перепиской и программами учета задач при необходимости.

Главное — обеспечить непротиворечивость дат по всем документам и возможность однозначно установить, когда сотрудник выехал, прибыл и вернулся.

Нужно ли командировочное удостоверение при загранкомандировке

Для зарубежных поездок период нахождения сотрудника за пределами страны, как правило, подтверждается отметками пограничных служб в загранпаспорте и данными проездных документов. Это позволяет определить даты начала и завершения командировки без отдельного удостоверения.

Тем не менее организация вправе по своему усмотрению дополнительно оформлять этот документ и для загранкомандировок, если так удобнее выстроить учет и сохранить единый стандарт оформления всех служебных поездок.

Командировочное удостоверение в учетных программах

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» отдельной формы командировочного удостоверения может не быть, зато в решениях, ориентированных на управление персоналом и расчет заработной платы, обычно предусмотрены специализированные модули для работы с командировками и печатными формами документов.

Схема работы выглядит так:

1. в системе создается документ «Командировка» с указанием сотрудника, сроков поездки и ее цели;
2. на основании этого документа формируется приказ о направлении в командировку;
3. при необходимости из того же интерфейса печатается командировочное удостоверение, служебное задание и прочие внутренние формы;
4. после возвращения сотрудника по данным документа рассчитываются суточные и отражаются налоги.

Такой подход снижает число технических ошибок и помогает соблюдать единые стандарты даже при большом потоке поездок. При этом бронирование дороги и жилья для командировок удобно вести через специализированные сервисы: к примеру, авиабилеты онлайн и бронирование недорогих отелей позволяют быстрее собрать нужный пакет услуг.

Типичные ошибки при оформлении командировочного удостоверения

Даже необязательный документ может создать проблемы, если оформлен небрежно. Наиболее распространенные недочеты:

• Неполные реквизиты. Отсутствие данных о сотруднике, работодателе или пункте назначения, разночтения в датах, неверно указанная должность — все это затрудняет подтверждение расходов и может вызвать вопросы у проверяющих органов.
• Нет подписей и печатей. Если внутренний регламент компании требует виз руководителя и принимающей стороны, а фактически их нет, документ теряет свое значение доказательства. Особенно это критично при крупном объеме затрат.
• Отсутствует учет в журнале. Несвоевременная регистрация удостоверений или полный отказ от журнала могут привести к путанице, когда нужно восстановить картину командировок за период.
• Пустые графы о прибытии и убытии. Если организация решила использовать удостоверение, но систематически не запрашивает отметок о прибытии и отъезде, документ превращается в формальность, и бухгалтерии приходится собирать дополнительные доказательства.

Итогом таких ошибок могут стать претензии со стороны налоговых органов, пересчет налога на прибыль, штрафы и дополнительные трудозатраты на сбор и корректировку документов.

Чем можно заменить командировочное удостоверение

Многие организации полностью отказываются от командировочного удостоверения и выстраивают документооборот на основе иных форм, не нарушая при этом требований законодательства. В качестве альтернативы используют:

• Приказ (распоряжение) о командировке. В нем прописывают цель, сроки, место назначения, ФИО сотрудника и условия поездки. Именно этот документ является базовым при подтверждении командировочных расходов.
• Служебное задание и отчет о его выполнении. Первый документ фиксирует ожидаемый результат поездки, второй — описывает, какие задачи фактически были решены, с приложением подтверждающих материалов.
• Авансовый отчет с комплектом первичных документов. В него включают билеты, посадочные талоны, счета и чеки за проживание, квитанции и иные бумаги, подтверждающие расходы.
• Проездные документы. Они помогают подтвердить даты выезда и возвращения, а также маршрут перемещения сотрудника.
• Документы о проживании. Счета за гостиницу, апартаменты и иные варианты размещения подтверждают факт пребывания в месте командировки.

Чем тщательнее оформлены эти документы и чем лучше они согласованы по датам и суммам, тем меньше потребность в дополнительном командировочном удостоверении. Для оптимизации расходов компании все чаще используют цифровые сервисы, включая решения для путешествий b2b, которые позволяют централизованно управлять поездками и автоматически собирать подтверждающие документы.

Что важно запомнить о командировочном удостоверении

• В 2025 году командировочное удостоверение не является обязательным по закону, но остается востребованным инструментом внутреннего контроля, особенно при большом количестве командировок.
• Решение, использовать или нет этот документ, работодатель принимает самостоятельно и закрепляет в локальных нормативных актах — например, в положении о командировках.
• При выборе модели с удостоверением важно обучить сотрудников правилам заполнения и получения отметок, а также наладить хранение и регистрацию документов.
• Если акцент делается на упрощение документооборота, удостоверение можно заменить приказом, служебным заданием, авансовым отчетом и комплектом первичных документов по расходам.
• Независимо от выбранного формата, критично соблюдать точность дат, маршрутов и целей поездки — именно это обеспечивает корректность налогового и бухгалтерского учета.
• Организацию самой поездки (перелет, размещение, трансферы) удобнее всего сочетать с цифровыми инструментами: например, использовать бронирование авиабилетов с гибкими датами и бронирование отелей, а при необходимости подбирать дешевые авиабилеты или групповые авиабилеты в рамках корпоративной политики поездок.