Кто такой тревел-менеджер и зачем он нужен компании

Крупные организации не могут обойтись без деловых поездок — сотрудники отправляются в командировки для повышения квалификации, заключения договоров и выполнения других важных действий. Чтобы облегчить процесс оформления бумаг и организации таких поездок, можно воспользоваться услугами тревел-менеджера. Рассказываем, зачем он нужен. А если вы планируете заказать групповую поездку, открывайте TravelHub.

Обязанности тревел-менеджера

Тревел-менеджер — это специалист, который занимается организацией деловых поездок, поэтому он должен выполнять несколько задач:

• Бронирование билетов для сотрудников — поиск подходящего рейса, выбор лучших условий и покупка билетов;
• Бронирование отелей — выбор гостиницы в нужном районе, проверка наличия в ней всего необходимого для комфорта работников и оплата номера;
• Бронирование трансферов — может понадобиться машина не только из аэропорта в отель, но и на мероприятия;
• Оформление виз для командировки — сбор и заверение документов, запись на подачу и подача, если она возможна безлично;
• Оформление страховки;
• Подготовка документов — важно правильно оформить как приказ на отправление сотрудника, так и закрывающие документы по командировке, в том числе отчет.

Навыки и компетенции тревел-менеджера

Он обязан уметь:

• Налаживать коммуникацию как с сотрудниками компании, так и со специалистами из отелей, авиакомпаний в других странах;
• Разбираться в работе системам бронирования — знать, при каких условиях можно получить скидку, выгодно купить авиабилеты и найти идеальный вариант;
• Управлять временем и выполнять задания в положенные сроки, решать возникающие проблемы и быть на связи.

Разница между штатным менеджером и внешним тревел-агентством

Хотя обязанности у них одинаковые, но есть свои особенности работы.

Штатный тревел-менеджер в компании:

• Знает иерархию в организации, разбирается в специфике деятельности разных отделов и понимает потребности каждого специалиста;
• Лучше разбирается в корпоративной документации, всегда на связи с бухгалтерами и отделом кадров;
• Работает в штате компании — меньше бумаг для оплаты его деятельности и нет нужды заключать договор со сторонней компанией.

Менеджер из стороннего тревел-агентства:

• Лучше знает специфику туристического сектора, может иметь персональные скидки от систем бронирования или авиаперевозчиков;
• Имеет налаженные контакты с сетями отелей или трансфера;
• Включается в работу только после заключения договора с его компанией;
• Занимается несколькими клиентами, поэтому не всегда может действовать оперативно.

Альтернатива: самостоятельное оформление поездок

Если в вашей организации деловые поездки случаются редко, а штат небольшой, можно не прибегать к услугам специалистов, а выработать тревел-политику компании, в соответствии с которой секретарь или сотрудник отдела кадров будет организовывать командировки в случае необходимости. 

Онлайн-бронирование — удобный вариант для малого бизнеса. Лучше всего использовать для этого не отдельные агрегаторы, а полноценные B2B-платформы. На TravelHub вы найдете все, что необходимо для оформления командировки без менеджера: варианты туров, авиабилетов, отелей, трансферов и экскурсий по всему миру. Корпоративным клиентам предлагаются несколько уровней лояльности, которые помогут сэкономить, а удобный личный кабинет позволит собирать в единую схему все брони и быстро их менять при необходимости. Выбрать идеальный трансфер и отель для деловой поездки можно всего в несколько кликов.