“Наши кейсы”: командировка сотрудников межнациональной IT-компании на конференцию в Лиссабоне

Мы хотим поделиться с вами нашими успехами и показать, как без больших усилий для вас можно решать сложные задачи. Поэтому сегодня начинаем серию публикаций “Наши кейсы”. 

В первом их них мы расскажем о бизнес-поездке, которую наша компания успешно организовала для одного из клиентов. В целях соблюдения условий NDA некоторые детали мы опустим. Ведь наша цель – показать, как мы решаем сложные бизнес-задачи и достигаем поставленных целей, при этом сохраняя конфиденциальность наших клиентов.  

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: Разработка ПО в сфере систем автоматизированного проектирования
• Штат сотрудников: 300+
• Количество командировок в год: 100+
• Направления командировок: ЕС, Индия, Великобритания.
• Особенность: два представительства (Турция, Беларусь)

Задача от клиента: 

IT-компания решила отправить своих сотрудников на престижную международную конференцию в Лиссабоне. В командировку отправились специалисты из трех офисов компании: Минска и Витебска, а также Анталии. В требованиях было учесть географические различия команды и обеспечить максимальный комфорт при минимальных затратах. 

Сложности в организации: 

1. Организация поездки сотрудников из трех разных городов — Минска, Витебска и Анталии — превратилась в настоящее логистическое приключение. Нужно было синхронизировать рейсы так, чтобы все прибыли в Лиссабон вовремя, избежав долгих пересадок и задержек.
2. Наличие международных филиалов компании добавило еще один уровень сложности, поскольку оплата счетов от них проходила в разных валютах.  
3. Визовая поддержка стала отдельной задачей. Сотрудникам из разных стран требовались визы для въезда в Португалию, что означало сбор и подачу множества документов. Необходимо было учесть различия в требованиях к гражданам разных стран.   
4. Бронирование и планирование проживания также потребовали особого внимания. Нужно было найти отель в Лиссабоне, который бы соответствовал корпоративным стандартам и бюджету, а также находился близко к месту проведения конференции. Комфорт и удобство для всех участников были приоритетом.

Решение: 

Компания решила доверить организацию бизнес-поездки команде TravelHub. Аккаунт-менеджер взял на себя все заботы: от бронирования авиабилетов до координации визовой поддержки. Способы решения задачи выглядели так: 

1. TravelHub предложил уникальную централизованную систему бронирования, которая позволила компании отслеживать и управлять всеми расходами из одного центра. Это не только оптимизировало затраты, но и обеспечило корпоративные скидки на авиабилеты и отели. Синхронизация рейсов из Минска, Витебска и Анталии через Стамбул минимизировала время в пути, делая поездку максимально комфортной для сотрудников.
2. Что касается оплаты и бухгалтерии, то TravelHub внедрил систему единой оплаты, что исключило путаницу с переводом средств из разных филиалов и в различных валютах. Счета были выставлены и оплачены централизованно, что упростило все бухгалтерские процедуры. Компания получила один общий счет, что облегчило отчетность и контроль за расходами.
3. Визовая поддержка от TravelHub включала полный спектр услуг по оформлению: сбор необходимых документов и подача заявлений в консульства. Это сократило время на подготовку и освободило сотрудников от лишних забот. Были предоставлены консультации по визовым требованиям и рекомендованные сроки подачи документов, что помогло избежать задержек.
4. Организация проживания и трансферов также была на высоте. Отель был выбран в непосредственной близости от места проведения конференции, что позволило сотрудникам экономить время и силы на передвижениях. Аккаунт-менеджер организовал трансферы из аэропорта в отель и обратно, обеспечив комфортное прибытие и отъезд. Забронированные номера соответствовали корпоративным стандартам, что обеспечило высокий уровень удобства и удовлетворенности сотрудников.

Результаты:

В современном мире бизнеса, где каждая деталь имеет значение, успешная организация командировок становится ключевым фактором для достижения целей компании. Решения привели к следующим результатам: 

• Экономия средств: Благодаря групповому заказу, централизованному бронированию и оптимизации маршрутов, ХХХ смогли сократить общие расходы более чем на 35%. Это позволило эффективно использовать бюджет, и компания смогла направить сэкономленные средства на другие важные проекты.
• Повышение удобства: Все участники командировки получили централизованную поддержку и сопровождение на всех этапах поездки. Это не только минимизировало стресс, но и позволило каждому сосредоточиться на основной цели — успешном участии в конференции.
• Успешная командировка: Благодаря эффективной организации и поддержке, компания смогла блестяще представить свои продукты и услуги на конференции, а также установить новые деловые контакты и укрепить свои позиции на международном рынке.

Отзыв сотрудника: “Сотрудники TravelHub оперативно отреагировали на задачу и в краткие сроки смогли подобрать оптимальные варианты перелета и проживания на большую группу наших сотрудников. Особо хочу отметить помощь в оформлении визы с учетом сложностей открытия в дистанционном формате. Благодаря четкой организации, наше участие в конференции прошло гладко и эффективно.”

Этот кейс наглядно показывает, как важен профессиональный и всесторонний подход к организации деловых поездок, особенно для межнациональных компаний с разветвленной структурой. Если вы оказались в подобной ситуации или у вас появилась задачка посложнее, то обращайтесь в TravelHub. Наша команда решит и ваши сложности.