“Наши кейсы”: модернизация программы деловых поездок для ведущей финансовой компании

В этот раз в рубрике “Наши кейсы” мы расскажем, как легко и эффективно оптимизировать управление деловыми поездками, даже если речь идет о ведущей финансовой компании. Мы поделимся нашим опытом и покажем, как централизованные решения могут значительно улучшить процессы бронирования, снизить риски и сократить расходы.

*В соответствии с условиями соглашения о неразглашении (NDA) некоторые детали были изменены или опущены. Этот кейс призван продемонстрировать наш уникальный подход к решению сложных бизнес-задач и достижению поставленных целей при строгом соблюдении конфиденциальности наших клиентов. 

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: банковские и другие финансовые услуги
• Штат сотрудников: 1500+
• Количество командировок : 15+ в месяц
• Направления командировок: РФ, Китай, ОАЭ

Задача от клиента: 

Ведущая финансовая компания с офисами в нескольких странах, сотрудники которой совершают множество деловых поездок, столкнулась с целым рядом проблем в управлении командировками. Устаревшие процессы отчетности, слабое взаимодействие с сотрудниками и отсутствие прозрачности в управлении расходами создавали серьезные трудности. Это приводило к неэффективному использованию ресурсов, сложностям в контроле за бюджетом и снижению удовлетворенности сотрудников. В компании поняли, что настало время для перемен, и начали искать решения, которые помогут оптимизировать процессы и вернуть контроль над ситуацией.

Сложности в организации: 

1. Устаревшие процессы отчетности, которые требовали ручной обработки данных, что вызывало задержки и ошибки. Не было автоматизации, что осложняло работу с большими объемами данных. Сотрудники тратили много времени на сбор данных, отвлекаясь от важных задач.

2. Недостаточное взаимодействие между сотрудниками по вопросам бронирования, что приводило к ошибкам. Плохая коммуникация между департаментами затрудняло координацию. Не было централизованного доступа к информации, что усложняет выбор лучших вариантов бронирования.

3. Отсутствие прозрачности в управлении расходами усложняет контроль за бюджетом. Отсутствие единых стандартов приводило к превышению лимитов расходов. Не хватало инструментов для анализа эффективности расходов на командировки.

Решение: 

Чтобы внедрить современные решения, компания решила обратиться к экспертам по управлению деловыми поездками из TravelHub. Основное внимание было уделено обновлению отчетности, улучшению взаимодействия между сотрудниками и повышению прозрачности расходов.

• Модернизация отчетности: современные инструменты автоматизации отчетности значительно сократили время на обработку данных и повысили точность отчетов. Новая система предоставляла подробную аналитику и визуализацию данных, что упростило контроль за расходами. Благодаря автоматизации количество ошибок уменьшилось, а сотрудники смогли сосредоточиться на более важных задачах, таких как анализ данных и разработка стратегий оптимизации расходов.
• Улучшение взаимодействия между сотрудниками: для повышения информированности сотрудников были внедрены новые коммуникационные каналы и инструменты, включая портал с подробными инструкциями по бронированию и отчетности. Обучающие сессии и вебинары помогли сотрудникам лучше понять новые процедуры и инструменты, что снизило количество ошибок и повысило эффективность процессов бронирования.

• Повышение прозрачности: прозрачная система отслеживания расходов позволила руководству компании получать своевременные данные о расходах на деловые поездки, что способствовало лучшему контролю за бюджетом и выявлению областей для оптимизации. Система предоставляла доступ к данным в режиме реального времени, что позволяло быстро реагировать на отклонения от плана и принимать необходимые меры.

Результаты:

• Улучшение отчетности: новая система отчетности стала настоящим прорывом, обеспечив точность и своевременность данных. Это позволило компании не только лучше контролировать свои расходы, но и более эффективно планировать бюджет, избегая ненужных затрат.
• Повышение уровня взаимодействия благодаря улучшенной коммуникации и обучению сотрудников. Как итог - количество ошибок значительно сократилось, а процессы бронирования стали более эффективными. Сотрудники теперь отлично осведомлены о процедурах и могут эффективно управлять своими поездками.
• Повышение прозрачности, благодаря внедрению новой системы отчетности и управления расходами, обеспечило в итоге контроль за бюджетом. Это позволило компании оптимизировать свои ресурсы, выявить и устранить неэффективные практики, что в итоге привело к снижению расходов на командировки на 20%.

Отзыв сотрудника:  “Хотим выразить огромную благодарность коллективу TravelHub. Благодаря вашей профессиональной работе, каждая командировка проходит гладко и эффективно. Вы всегда находите оптимальные решения и находите точный баланс между пожеланиями наших сотрудников и интересами компании. Особенно ценно ваше умение оперативно реагировать на любые изменения в планах. Спасибо за надежность и поддержку!"

Этот кейс подчеркивает важность модернизации программ управления деловыми поездками. Улучшение отчетности и взаимодействия с сотрудниками может значительно повысить эффективность и прозрачность процессов, а также обеспечить более рациональное использование ресурсов компании. Используйте возможности TravelHub, чтобы сделать ваши деловые поездки еще более эффективными и удобными.