“Наши кейсы”: оптимизация бизнес-поездок для группы строительных компаний

В этот раз в рубрике “Наши кейсы” мы расскажем о захватывающем проекте, который наша команда успешно реализовала для одной из ведущих строительных компаний. Мы взялись за задачу оптимизации бизнес-поездок, превратив каждую командировку в эффективное и продуктивное мероприятие. 

*В соответствии с условиями соглашения о неразглашении (NDA) некоторые детали были изменены или опущены. Этот кейс призван продемонстрировать наш уникальный подход к решению сложных бизнес-задач и достижению поставленных целей при строгом соблюдении конфиденциальности наших клиентов. 

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: строительная отрасль
• Штат сотрудников: 6800+
• Количество командировок : 50+ в месяц
• Направления командировок: СНГ, Китай, Европа
• Особенность: 6 представительств в разных странах

Задача от клиента: 

Крупный международный холдинг, объединяющий 

6 компаний, специализирующихся на строительстве, производстве и архитектуре, обратились к нам с просьбой помочь в организации их деловых поездок. Ранее каждая из этих компаний самостоятельно сотрудничала с различными поставщиками услуг, что приводило к разрозненности и отсутствию единого понимания расходов на командировки. Это создавало сложности в управлении бюджетом и оптимизации затрат. 

Сложности в организации: 

Компании сталкиваются с множеством проблем, связанных с разрозненностью поставщиков, отсутствием консолидации данных и различными стандартами бронирования. Вот основные проблемы:

1. Разрозненность поставщиков: Компании сотрудничали с множеством агентств и поставщиков, что создавало хаос в отслеживании и контроле расходов.
2. Отсутствие консолидации данных: Без единой системы учета расходов анализ и оптимизация затрат на поездки становились практически невозможными.
3. Разные стандарты и подходы: Различные стандарты и правила бронирования усложняли контроль и управление командировками.

Решение: 

Компания TravelHub предложила объединить все услуги по организации бизнес-поездок на одной платформе. Аккаунт-менеджеры взяли на себя задачу по консолидации данных и выработке единой тревел-политики для группы компаний.

1. Единая платформа бронирования: Внедрение централизованной системы позволило отслеживать все расходы и управлять ими из единого центра, что упростило отчетность и контроль за бюджетом. Были установлены корпоративные скидки на авиабилеты и проживание, что значительно снизило затраты.
2. Анализ и рекомендации: После анализа расходов за первый квартал, мы выявили ключевые точки оптимизации. Включили бронирование авиабилетов за 14 дней для международных рейсов и за 7 дней для рейсов по СНГ. Выбрали приоритетного авиаперевозчика для всей группы компаний. Также использовали тарифы с ограничениями для экономии. И составили шорт-лист приоритетных отелей по ключевым направлениям.
3. Разработка тревел-политики: В целях обеспечения соблюдения рекомендаций мы помогли клиенту разработать тревел-политику, которая включала все вышеперечисленные пункты. Это позволило стандартизировать процессы и упростить управление командировками.

Результаты:

После внедрения единой тревел-политики и оптимизации процессов группа компаний смогла достичь значительных результатов. Рассмотрим, какие именно изменения произошли и как они повлияли на эффективность управления командировками.:

• Экономия средств: Через полгода после внедрения новой тревел-политики и оптимизации процессов, группе компаний удалось сократить общие расходы на деловые поездки на 20%. Предоставление специальных тарифов и скидок позволило сократить расходы на авиаперевозки на 3-7%, на отели от 17 до 25% в зависимости от направления.
• Повышение эффективности: Централизованная система и единая тревел-политика упростили процессы управления и контроля, что позволило избежать дублирования расходов и улучшить финансовую дисциплину.
• Улучшение отчетности: Единая платформа позволила легко отслеживать и анализировать все расходы, значительно упростив процесс отчетности и управления бюджетом.

Этот кейс демонстрирует важность консолидации и единых стандартов в управлении бизнес-поездками, особенно для крупных компаний с разветвленной структурой. TravelHub помог объединить и стандартизировать процессы, что привело к значительной экономии и повышению эффективности управления командировками. Не упустите возможность оптимизировать свои бизнес-процессы и сократить расходы уже сегодня! Внедрите единую тревел-политику и ощутите все преимущества централизованного управления командировками.