“Наши кейсы”: оптимизация управления деловыми поездками для глобальной консалтинговой компании

В этот раз в рубрике “Наши кейсы” мы поделимся опытом, как легко оптимизировать управление деловыми поездками, даже если это нужно сделать международной консалтинговой компании. 

*В соответствии с условиями соглашения о неразглашении (NDA) некоторые детали были изменены или опущены. Этот кейс призван продемонстрировать наш уникальный подход к решению сложных бизнес-задач и достижению поставленных целей при строгом соблюдении конфиденциальности наших клиентов. 

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: услуги для бизнеса, бизнес-решения, системы управления и отчетности
• Штат сотрудников: 200+
• Количество командировок : 20+ в месяц
• Направления командировок: Европа, Казахстан, Китай.

Задача от клиента: 

Международная консалтинговая компания с несколькими офисами в Восточной Европе столкнулась с настоящим хаосом в управлении деловыми поездками. Несогласованность уровня обслуживания, неэффективное управление рисками и значительные различия в стоимости услуг стали настоящими головными болями. Сотрудники не успевали на важные встречи, сталкивались с визовыми проблемами и резкими скачками цен на услуги. Нужно было оптимизировать деловые поездки, чтобы избежать подобных ситуаций и обеспечить бесперебойную работу компании.

Сложности в организации: 

1. Разные офисы компании пользовались услугами различных поставщиков, что приводило к неравномерности в уровне обслуживания. В результате, сотрудники могли сталкиваться с задержками в бронировании, проблемами с транспортом и различиями в стандартах проживания. 
2. Отсутствие унифицированных процедур безопасности и контроля за поездками приводило к рискам, связанным с отсутствием виз или задержками в их получении. В некоторых случаях это приводило к срывам встреч и важных деловых мероприятий. 
3. Разные системы бронирования и поставщики услуг приводили к значительным различиям в ценах на одни и те же услуги. Это создавало трудности в планировании бюджета и управлении затратами на деловые поездки.

Решение: 

Компания решила обратиться к ведущему поставщику услуг управления деловыми поездками — TravelHub. Наши специалисты предложили интеграцию единой платформы и разработку стандартизированной тревел-политики.

• Внедрение единой платформы бронирования, которая объединила процессы бронирования авиабилетов, отелей и визовой поддержки. Это обеспечило единообразие в уровне обслуживания и прозрачность в управлении расходами. Автоматизированное отслеживание поездок и отчетность позволили своевременно выявлять и устранять проблемы, связанные с визами и перелетами.
• Стандартизация процессов и управление рисками, в рамках которых были разработаны стандарты контроля за своевременным получением виз и инструктаж по действиям в непредвиденных ситуациях. Платформа предоставила доступ к круглосуточной поддержке и системе отслеживания, что значительно повысило безопасность сотрудников.
• Оптимизация расходов за счет консолидации поставщиков и использования корпоративных скидок, что в итоге позволили сократить различия в ценах и снизить общие расходы на деловые поездки. Единая система отчетности и анализа расходов предоставила руководству компании четкое понимание затрат и возможностей для их оптимизации.

Результаты:

• Внедрение единой платформы и стандартизация процессов позволили достичь равномерного и высокого уровня обслуживания во всех офисах компании, обеспечивая сотрудникам клиента одинаково качественный сервис независимо от их местоположения.
• Стандартизированные процедуры и усиленный контроль за поездками значительно снизили риски, связанные с визами и транспортом, обеспечив безопасность и спокойствие сотрудников во время деловых поездок.
• Оптимизация процессов и консолидация поставщиков позволили сократить расходы на деловые поездки на 20%, что существенно повысило экономическую эффективность компании.

Отзыв сотрудника: “Организация деловых поездок — задача, которая всегда отнимала много времен, но все равно оставалась в зоне высокого риска. Благодаря вашей компании, этот процесс стал значительно проще и понятнее. А индивидуальная поддержка по визовым вопросам позволила нам ускорить процесс и улучшить результат выданных разрешений. Спасибо за ваш профессионализм”.  

Этот кейс ярко демонстрирует, как централизованные решения для управления деловыми поездками могут помочь компании эффективно контролировать риски, улучшать обслуживание и оптимизировать расходы. Не упустите возможность сделать ваши деловые поездки более безопасными, удобными и экономичными – начните внедрять централизованные решения уже сегодня вместе с TravelHub.