Однодневная командировка: как оформить и что учесть

Краткие деловые поездки на один день — привычный формат работы для многих белорусских компаний. Разберёмся, как их оформлять, оплачивать и организовывать с учётом местных особенностей.

Содержание

• Ограничения
• Оформление
• Оплата
• Транспорт
• Что запомнить

Однодневной считается командировка, при которой сотрудник выезжает из места постоянной работы, выполняет служебное задание и возвращается домой в тот же день без размещения в отеле. Обычно условия таких поездок подробно описываются во внутренней тревел-политике компании, включая порядок согласования, лимиты расходов и правила отчётности. Для системного контроля расходов и удобства планирования многие организации используют платформу для деловых поездок, где можно централизованно настраивать правила для всех подразделений.

Ограничения

Направить в краткосрочную служебную поездку можно не каждого сотрудника. Трудовое законодательство Беларуси, а также локальные нормативные акты компании устанавливают группы работников, которых запрещено или нежелательно отправлять в командировки, даже на один день.

Как правило, в перечень тех, кого нельзя направлять в однодневные деловые поездки, входят:

• беременные женщины независимо от стажа и должности;
• несовершеннолетние работники (до 18 лет), за исключением отдельных творческих или иных профессий, предусмотренных специальными перечнями;
• сотрудники, находящиеся на обязательном обучении или повышении квалификации с отрывом от производства, если выезд нарушит учебный график.

Отдельно выделяют категории работников, которых можно направлять в командировку только с их письменного согласия. Обычно к ним относят:

• женщин, воспитывающих детей в возрасте до трёх лет;
• родителей или опекунов детей-инвалидов;
• сотрудников, ухаживающих за тяжело больными членами семьи и имеющих подтверждающее медицинское заключение;
• одиноких родителей с детьми до 14 лет;
• опекунов и попечителей детей до 14 лет;
• сотрудников с детьми до 14 лет, чьи супруги работают вахтовым методом или проходят военную службу по призыву;
• родителей с тремя и более несовершеннолетними детьми, если младшему ребёнку ещё не исполнилось 14 лет.

Перед оформлением однодневной командировки в Беларуси HR‑специалисту важно проверить, не относится ли сотрудник к одной из перечисленных групп, и при необходимости запросить письменное согласие. Это поможет избежать споров и претензий при проверках трудовой инспекции.

Оформление

С точки зрения документооборота однодневная поездка оформляется по тем же общим правилам, что и командировка на несколько дней. Отличается только набор фактических расходов (обычно нет проживания) и объём отчётности по ним.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку.
Документ составляют по форме, принятой в организации, или по унифицированному образцу (например, аналог формы Т‑9, адаптированному под белорусские нормы). В приказе указывают ФИО сотрудника, должность, цель поездки, место командирования, даты и сроки, а также источник финансирования. При необходимости к приказу можно приложить служебное задание с подробным описанием задач поездки.

Служебное задание и командировочное удостоверение.
В Беларуси вопрос оформления этих документов регулируется внутренними актами компании. Многие организации отказываются от бумажного удостоверения и служебных заданий в пользу электронного документооборота, оставляя только приказ и маршрутный лист. Главное, чтобы порядок был закреплён локальным нормативным актом.

Проезд и аванс.
До начала однодневной командировки сотруднику нужно выдать денежный аванс или оплатить расходы напрямую (например, через корпоративную карту или договор с тревел‑провайдером). В аванс обычно включают стоимость билетов, местного транспорта и прочие подтверждённые затраты. Для авиаперелётов удобно использовать бронирование авиабилетов с указанием корпоративных реквизитов и автоматической выгрузкой отчётных документов.

Суточные.
Для однодневных поездок внутри Беларуси компания может установить собственные правила выплаты суточных: от полного отказа до фиксированной суммы, зависящей от продолжительности отсутствия на рабочем месте. При зарубежных командировках многие работодатели практикуют частичную выплату суточных (например, 50% нормы), если поездка укладывается в один календарный день. Конкретный размер и порядок налогообложения суточных нужно закрепить в коллективном договоре или положении о командировках.

Отчёты и подтверждающие документы.
По возвращении из однодневной командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчёт с приложением всех подтверждающих документов: билетов, посадочных талонов, чеков на топливо при поездке на личном или служебном автомобиле, квитанций такси, парковки и других расходов, связанных с деловой целью выезда. Срок подачи отчёта и порядок его согласования определяются локальными актами, но на практике обычно не превышают нескольких рабочих дней.

Чтобы упростить проверку и учёт расходов, компании всё чаще используют электронные сервисы для управления разъездной активностью и услуги по деловым поездкам с автоматическим формированием отчётных документов.

Транспорт

При однодневных деловых поездках по Беларуси выбор транспорта зависит от расстояния, расписания и бюджета. Для маршрутов между областными центрами часто выбирают поезд или электричку: так проще планировать время и меньше рисков опоздания из‑за пробок. На более коротких дистанциях выгодно использовать служебный или личный автомобиль, особенно если сотруднику нужно посетить несколько точек за день.

Для международных однодневных командировок, например в соседние страны или на стыковочные встречи в крупных хабах, чаще всего используют авиаперелёты. Забронировать перелёты и оперативно подобрать удобные стыковки помогает поиск рейсов с гибкими датами: так можно увидеть варианты не только в выбранный день, но и на соседние даты, если график поездки допускает сдвиг.

Отдельное внимание стоит уделить поездкам на личном автомобиле сотрудника. В этом случае в локальных документах компании нужно прописать порядок компенсации топлива, амортизации и платных дорог, а также формат подтверждения маршрута (маршрутный лист, приложения‑трекеры и т.д.). Если компания регулярно направляет сотрудников в однодневные поездки автотранспортом, имеет смысл заключить договор с заправочными сетями или использовать топливные карты.

При поездках за пределы Беларуси важна заблаговременная организация: оформление виз (при необходимости), страхование, проверка правил въезда и транзита. Для таких задач удобно использовать агентство делового туризма, которое возьмёт на себя бронирование маршрута, контроль изменений расписания и поддержку сотрудников в дороге.

Оплата

При расчёте оплаты за однодневную командировку белорусские работодатели обычно ориентируются на средний заработок сотрудника за расчётный период, зафиксированный во внутренних регламентах и трудовом договоре. Логика проста: за время, пока работник выполняет служебное задание вне офиса, за ним сохраняется оплата не ниже среднего дневного заработка.

Рассмотрим условный пример. Допустим, за последние 12 месяцев у сотрудника Ивана было 240 отработанных дней. За этот период компания начислила ему 24 000 белорусских рублей (суммарный заработок до удержаний). Средний дневной заработок составит: 24 000 / 240 = 100 руб. Именно эту сумму работодатель выплатит за один день командировки, если в локальных документах не предусмотрены более выгодные условия.

Если однодневная командировка выпадает на выходной или праздничный день, оплата производится по повышенной ставке или предоставляется дополнительный день отдыха, в зависимости от норм трудового законодательства и политики конкретной компании. На практике многие работодатели применяют двойную оплату времени работы в такие дни или предоставляют сотруднику отгул с сохранением среднего заработка за период командировки.

Важно, чтобы порядок расчёта, список учитываемых выплат (премии, надбавки, бонусы) и правила округления были чётко обозначены во внутренних документах. Это снижает риск споров с сотрудниками и обеспечивает предсказуемость затрат на командировки для финансовой службы.

Помимо основного заработка, работнику возмещаются все документально подтверждённые расходы, понесённые в интересах работодателя: билеты, трансфер, платные дороги, деловая мобильная связь и другие согласованные затраты. Для прозрачного учёта таких расходов удобно использовать управление корпоративными поездками с онлайн‑отчётностью и возможностью выгрузки данных в бухгалтерскую систему.

Что запомнить

• Однодневная командировка — это служебная поездка, при которой сотрудник выезжает из места работы, выполняет деловые задачи и возвращается домой в тот же день, как правило, без размещения в гостинице.
• Направлять в такие поездки нельзя беременных женщин, несовершеннолетних работников и некоторых других сотрудников, для которых установлены ограничения. Для ряда категорий необходимо письменное согласие.
• Оформление однодневной командировки включает приказ, выдачу аванса или прямую оплату расходов, а также последующий авансовый отчёт с приложением билетов и чеков.
• Оплата времени однодневной командировки обычно производится исходя из среднего заработка работника. При работе в выходной или праздничный день применяется повышенная оплата или предоставляется дополнительный день отдыха.

Даже короткая деловая поездка требует аккуратного планирования маршрута, времени и бюджета. Используя современные онлайн‑инструменты, можно упростить как подготовку, так и отчётность. Для перелётов подойдут сервисы авиабилеты онлайн с возможностью выбора оптимальных тарифов и классов обслуживания, включая авиабилеты эконом-классом и корпоративные опции. При необходимости размещения в пути или при позднем возвращении удобно заранее организовать бронирование отелей со скидкой, выбирая подходящий уровень сервиса.

Белорусские компании, регулярно отправляющие сотрудников в командировки, могут значительно сократить административную нагрузку, если передадут планирование поездок, билеты и проживание специализированному партнёру. Комплексные решения для путешествий b2b позволяют объединить в одном окне подбор маршрутов, согласование расходов, контроль лимитов и отчётность для бухгалтерии и HR‑службы.

Для редких однодневных поездок можно ограничиться точечными онлайн‑сервисами, например использовать дешевые авиабилеты по направлению и дополнительно при необходимости оформить бронирование недорогих отелей рядом с точкой встречи. При большом потоке командировок и групповых выездов удобнее подключить единый корпоративный кабинет, где одновременно доступны групповые авиабилеты, отели, трансферы и аналитика по расходам.

Грамотная организация однодневных командировок экономит время сотрудников, снижает риск ошибок в документах и помогает компании лучше контролировать затраты на деловые поездки, не жертвуя комфортом и безопасностью персонала.