Организация деловых мероприятий за границей

Организация мероприятий за рубежом — отличный способ расширить зону деятельности компании, представить свои услуги на большую аудиторию и найти новых клиентов. Выставки, конференции или просто переговоры с партнерами требуют тщательной подготовки. 

Важно все — от выбора локации до определения даты и времени. А если для проведения встречи нужно большое количество сотрудников, учитывайте и особенности организации корпоративных поездок. Мы расскажем, на что нужно в первую очередь обратить внимание, чтобы успешно провести деловое мероприятие за границей. 

Определите формат

Формат события зависит от вашей цели. Бизнес-завтрак, переговоры, митапы, мастер-классы, семинары, презентации, конференции, выставки — у каждого мероприятия свои особенности, поэтому важно четко определить его тип. Для переговоров нужен лишь бизнес-зал, бумаги и сотрудники, а вот для конференции понадобится намного больше всего. 

Составление четкого плана

Продумайте каждую деталь — кто, что и как будет делать и в какой последовательности. Даже если вы еще ни с кем не договорились, нужно подробно представить, каким должно быть событие. Если это деловой корпоративный туризм, учтите особенности получения виз и логистические нюансы.

Подсчет бюджета

Следующий этап — составление бюджета. Нужно примерно подсчитать, сколько денег понадобится, а после выяснить, сколько могут выделить. Если суммы не совпадают, скорректируйте план события или убедите расширить бюджет.

Он складывается из нескольких основных пунктов: аренда площадки и оборудования, продвижение, питание, съемка или онлайн-трансляция, гонорар спикеров, затраты на сотрудников (командировочные, транспортные расходы, проживание), полиграфия, грузоперевозки. Если какие-то задания могут выполнить сотрудники вашей компании — воспользуйтесь этим, чтобы сэкономить на месте. Но увеличатся затраты на деловые поездки.

Поиск исполнителей

При организации и проведении выездных мероприятий за границей многое зависит от работников. Декор помещения, кейтеринг, обеспечение техникой, ведущие, координация сотрудников, подготовка печатных материалов — все это делают люди на местах. Выбирайте проверенные организации с многолетним опытом и отзывами. 

Выбор экспертов

Если мероприятие подразумевает выступление экспертов, определите тему и примерные характеристики человека. Так легче его найти на других тематических событиях, среди коллег или в социальных сетях. Четко обозначьте условия выступления, чтобы не было форс-мажоров. 

Приезд сотрудников

Сотрудники вашей компании также могут поучаствовать в деловом мероприятии, даже если это не корпоратив за границей, а важное бизнес-событие. В этом случае нужно оформить командировки, продумать логистику и обеспечить проживание. Корпоративные поездки помогут сплотить коллектив и расширить спектр навыков работников.

Выбор площадки

Этот пункт также зависит от типа события и количества участников. Самые удобные варианты — бизнес-центры, аудитории или исследовательские центры университетов, отели, коворкинги. Учитывайте, что на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м², иначе будет давка. По статистике бесплатные мероприятия посещают в среднем 30% зарегистрировавшихся, платные — около 70% из тех, кто купил билеты. 

Для аренды помещения за рубежом очень важно найти правильный подход к организации. Составьте официальное письмо с предложением и подробно распишите, что планируете организовать и для чего. Отдельно уточните наличие оборудования. Если площадка его не предоставляет, то ищите фирмы проката. 

Кейтеринг

Для деловых переговоров достаточно закупить воду и чай или кофе, а вот мастер-классы или конференции не обойдутся без легких закусок и официантов. Планируете мероприятие на весь день? Тогда организуйте обед для участников.

Удобство участников

Некоторые неочевидные пункты можно упустить, если о них не знать: указатели и вывески, наличие розеток для оборудования и зарядки телефонов гостей, организация wi-fi и поиск подходящей мебели.

Реклама

Если ваша цель — организация мероприятия исключительно для сотрудников вашей компании и партнеров, то реклама не нужна. Но во время планировании более масштабного события, стоит вложить силы в продвижение. Анонсы в социальных сетях, афиши, коллаборации с экспертами — все это поможет найти посетителей. При продаже билетов учитывайте также налоги и затраты на специальные площадки для онлайн-покупки.

Все это — самые важные пункты, которые стоит учесть. Чтобы облегчить процесс подготовки мероприятия за рубежом, воспользуйтесь услугами по организации деловых поездок от TravelHub. Также мы поможем подготовить туры для корпоративных клиентов на лучших условиях.