ios
android
Бел руб. 
Рос. рубль 
Многие деловые поездки длятся больше одного дня — в этом случае необходимо подумать о жилье для сотрудников. Бронирование номера в гостинице или аренда квартиры должны быть правильно оформлены, чтобы компания избежала проблем с налоговыми органами. Рассказываем о том, какие документы нужны за проживание в командировке, и о других нюансах этой темы.
Правовая база
Согласно статье 95 Трудового кодекса Беларуси, наниматель, отправляя сотрудника в командировку, обязан возместить расходы по найму жилого помещения. В организации деловых поездок важно это учитывать.
Можно ли не компенсировать гостиницу без документов?
Чтобы сотрудник бюджетной организации получил компенсацию, он обязан предоставить подтверждающие документы. В коммерческих компаниях работодатель самостоятельно решает, нужны ли такие бумаги. Если сотрудник их предоставляет, то компенсация оплаты жилья происходит, исходя из задокументированной стоимости, но не больше, чем стоит номер первой категории в гостинице того населенного пункта, в который сотрудник совершил деловую поездку. Учитывайте это при бронировании отелей для командировок.
В коммерческой компании компенсация за проживание в деловой поездке в отеле без чека будет составлять не больше 20% и не меньше 5% размеров возмещения этих расходов, которые установлены в приложении 1 к Положению № 176. В бюджетных организациях цифры другие: если работник не предоставляет подтверждающие документы, то размер возмещения за найм жилья составляет 5% от установленного в том же положении. А для поиска подходящих для проживания мест можно использовать сервис организации командировок.
Документы, подтверждающие проживание
Это может быть договор аренды квартиры, чек кассового аппарата за оплату номера в гостинице, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет и квитанция — все, что подтвердит факт проживания в командировке. Важно, чтобы на них была указана сумма и дата. При бронировании отеля для командировок за границей таким документом может быть ваучер. Образец чека за проживание в гостинице легко найти в интернете.
Авансовый отчет
Вернувшись из деловой поездки, сотрудник должен в течение 15 рабочих дней предоставить авансовый отчет с чеками за гостиницу и другими документами, которые подтверждают компенсируемые траты. Важно указать даты командировки, место пребывания, стоимость транспорта и найма жилья. Расчет компенсации за оплату гостиницы происходит на основе документов и зависит от количества дней командировки, за исключением суток в пути.
Случаи, когда компенсация не положена
- Если срок командировки составляет один рабочий день;
- Если работник ежедневно возвращается к месту жительства;
- Если принимающая или отправляющая сторона оплачивает найм жилья на весь срок деловой поездки.
Особенности учёта
Важно разделять расходы на проживание и дополнительные траты: питание, трансфер или услуги отеля, поскольку налоговые и бухгалтерские правила требуют правильного учета.
