Приказ на командировку — образец и правила оформления

В процессе организации деловых поездок важно ничего не упустить. Основной документ, подтверждающий официальное направление сотрудника в служебное путешествие — приказ о направлении в командировку. Это юридическое основание для оформления расходов и расчета заработной платы. Без правильно оформленного документа деловая поездка становится незаконной, поэтому важно учесть все нюансы. Рассказываем, как оформить приказ на командировку.

Обязательность приказа

Официальное оформление командировки через приказ обязательно согласно Трудовому кодексу РБ и другим нормативным актам. Без этого документа поездка не признается служебной, то есть не компенсируются расходы на проезд (в том числе и стоимость авиабилетов в командировку), проживание и питание. Отправка без приказа может привести к претензиям со стороны контролирующих органов — Министерства по налогам и сборам РБ или Департамента государственной инспекции труда. 

Как оформляется приказ на служебную поездку?

Приказы на командировку оформляются на общем бланке организации. На документах государственных организаций вверху должно быть изображение Государственного герба РБ, а реквизиты указываются на двух языках.

В приказе нужно указать: 

• название организации;
• номер и дата приказа;
• подпись руководителя или уполномоченного лица;
• Ф.И.О. и должность работника;
• название структурного подразделения, в котором он работает;
• место, в которое отправляется сотрудник;
• сроки поездки;
• цель путешествия;
• если поездка состоится по приглашению, то указываются условия поездки и обязанности пригласившей организации; 
• если сотрудник будет ежедневно возвращаться на свое место жительства, то эта информация также указывается;
• указывается и документ, который служит основанием для создания приказа (докладная записка, приглашение и т.д.).

И сразу после оформления документов начинайте поиск отеля для командировок на TravelHub.

Оформление командировки в 1С

Современные компании используют автоматизированные системы, среди которых популярна программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом. 

Начните с раздела “Настройка” и выберите “Расчет зарплаты”. После этого перейдите по ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” во вкладку “Учeт отсутствий”, поставьте галочки в пункте “Командировки”. Для регистрации времени поездки работника компании необходим документ “Командировка”: “Кадры” — “Все кадровые документы” — “Создать” — “Командировка”. Заполните всю необходимую информацию: дату, организацию, работника. После понадобится также заполнить сведения о деловой поездке во вкладке “Главное”: период и время деловой поездки. Организация корпоративных командировок — важный процесс, поэтому не пренебрегайте никаким из этапов.

Хранение и учет

Приказ хранится 3 года (с момента окончания налоговой проверки), если поездка длится меньше месяца, и 75 лет, если дольше.