Конференции: выбор места и бронирование отеля

Организация конференций — отличный способ заявить о своей компании. Такое масштабное мероприятие соберет всех крупных деятелей отрасли, позволит обсудить последние наработки, а также найти нужных специалистов и расширить клиентскую базу. Самое важное во время подготовки — выбор места для конференции и поиск отеля для проживания гостей. Рассказываем, как не ошибиться, а про нюансы организации деловых мероприятий за границей можно прочитать здесь. 

Как выбрать конференц-зал?

От того, какой будет площадка, зависит успех всего мероприятия. Есть несколько пунктов, которым следует уделить больше всего внимания. Некоторые организации предлагают конференц-пакеты: помещение, оборудование и кофе-пауза. Это отличный вариант, но можно все организовать и по отдельности. Главное — начинайте бронирование отеля для конференции как можно раньше.

Место

Конференц-залы можно арендовать в бизнес-центрах, отелях, библиотеках, университетах и других учреждениях культуры и образования. Ориентируйтесь на тему и участников. Если планируете много иногородних гостей, выбирайте отель. Зовете студентов? Арендуйте в вузе. 

Вместимость

Чтобы выбрать отель для конференций подходящего размера, учтите количество гостей и участников мероприятия. Простая математика: 20 человек — нужно помещение площадью до 50 м2, 50 человек — минимум 100м2, а дальше просто пропорционально увеличивайте. 

Рассадка

Есть несколько вариантов организации пространства. 

• Театр. Если запланировано несколько спикеров и много слушающих, то стоит выделить небольшую зону сцены, а остальное пространство заполнить стульями для гостей. 
• Круглый стол. Для общения на равных в большой компании подходит стол, вокруг которого могут свободно расположиться все участники.
• Т-образное размещение. Даже обычную офисную мебель можно приспособить для проведения конференции, поставив во главу стола выступающего, но учтите, чем больше слушателей, тем меньше видно с самых дальних мест.

Акустика

Если запланированы долгие выступления, проверьте, есть ли в помещение эхо, помехи для звука или посторонние шумы. Все это сильно испортит мероприятие.

Оборудование

Для проведения конференции нужно специальное оборудование: 

• Микрофоны и стойки для них;
• Динамики;
• Проектор;
• Экран для отображения информации;
• Компьютеры.

Удобнее всего, когда оборудование сдается в аренду вместе со всей техникой, тогда останется только все настроить. Если же зал не оснащен, найдите компании, которые сдают в аренду все необходимое. 

Транспортная доступность

Самый удобный вариант — зал в деловом районе города с собственной парковкой и станцией метро неподалеку. Если приглашено множество участников из других городов, лучше всего будет арендовать помещение в отеле, где все разместились. Так не нужно будет терять время на дорогу и не будет риска, что кто-то заблудится.

Как выбрать отель для гостей?

Чтобы участники конференций чувствовали себя комфортно, серьезно отнеситесь к выбору отеля для них.

Расположение

Гостиница должна находиться как можно ближе к месту проведения мероприятия. Составьте памятку с информацией, как добраться от отеля к нужной точке, каким транспортом воспользоваться, какое время понадобится и сколько это будет стоить. Учтите все это во время организации бизнес-поездок.

Питание

Даже если мероприятие займет всего один день, подумайте о питании. Выбирайте варианты с включенным завтраком. Лучше всего — шведский стол, на нем каждый найдет что-то для себя. Особенно еда важна во время деловых туров, когда сотрудники посещают сразу несколько точек за день.

Как выбрать кейтеринг для конференций?

Хотите, чтобы участники и слушатели оставались бодрыми и внимательными? Организуйте питание для них.

Формат

Есть несколько вариантов:

• Шведский стол. Много различных простых блюд от закусок до горячего.
• Фуршет. На столы выставляются порционные закуски, с которыми гости могут легко передвигаться по залу. 
• Кофе-брейк. Предполагаются легкие и быстрые перекусы и горячие напитки.
• Коктейль. Официанты подносят гостям в зале закуски и напитки. 

Меню

Меню формируется в зависимости от формата. Используйте максимально простые и понятные интернациональные блюда без ярких специй и экзотических продуктов. Также стоит исключить распространенные аллергены — арахис, мед и так далее. Их можно подать в порционных упаковках.

Хотите, чтобы мероприятие прошло на высшем уровне? Воспользуйтесь сервисом деловых поездок TravelHub. Мы предоставляем услуги по организации конференций, а также поможем легко найти удобный трансфер, авиабилеты и отель в любой ценовой категории.