Егор Карпович
14 March 2025
Организация конференций — отличный способ заявить о своей компании. Такое масштабное мероприятие соберет всех крупных деятелей отрасли, позволит обсудить последние наработки, а также найти нужных специалистов и расширить клиентскую базу. Самое важное во время подготовки — выбор места для конференции и поиск отеля для проживания гостей. Рассказываем, как не ошибиться, а про нюансы организации деловых мероприятий за границей можно прочитать здесь.
От того, какой будет площадка, зависит успех всего мероприятия. Есть несколько пунктов, которым следует уделить больше всего внимания. Некоторые организации предлагают конференц-пакеты: помещение, оборудование и кофе-пауза. Это отличный вариант, но можно все организовать и по отдельности. Главное — начинайте бронирование отеля для конференции как можно раньше.
Конференц-залы можно арендовать в бизнес-центрах, отелях, библиотеках, университетах и других учреждениях культуры и образования. Ориентируйтесь на тему и участников. Если планируете много иногородних гостей, выбирайте отель. Зовете студентов? Арендуйте в вузе.
Чтобы выбрать отель для конференций подходящего размера, учтите количество гостей и участников мероприятия. Простая математика: 20 человек — нужно помещение площадью до 50 м2, 50 человек — минимум 100м2, а дальше просто пропорционально увеличивайте.
Есть несколько вариантов организации пространства.
Если запланированы долгие выступления, проверьте, есть ли в помещение эхо, помехи для звука или посторонние шумы. Все это сильно испортит мероприятие.
Для проведения конференции нужно специальное оборудование:
Удобнее всего, когда оборудование сдается в аренду вместе со всей техникой, тогда останется только все настроить. Если же зал не оснащен, найдите компании, которые сдают в аренду все необходимое.
Самый удобный вариант — зал в деловом районе города с собственной парковкой и станцией метро неподалеку. Если приглашено множество участников из других городов, лучше всего будет арендовать помещение в отеле, где все разместились. Так не нужно будет терять время на дорогу и не будет риска, что кто-то заблудится.
Чтобы участники конференций чувствовали себя комфортно, серьезно отнеситесь к выбору отеля для них.
Гостиница должна находиться как можно ближе к месту проведения мероприятия. Составьте памятку с информацией, как добраться от отеля к нужной точке, каким транспортом воспользоваться, какое время понадобится и сколько это будет стоить. Учтите все это во время организации бизнес-поездок.
Даже если мероприятие займет всего один день, подумайте о питании. Выбирайте варианты с включенным завтраком. Лучше всего — шведский стол, на нем каждый найдет что-то для себя. Особенно еда важна во время деловых туров, когда сотрудники посещают сразу несколько точек за день.
Хотите, чтобы участники и слушатели оставались бодрыми и внимательными? Организуйте питание для них.
Есть несколько вариантов:
Меню формируется в зависимости от формата. Используйте максимально простые и понятные интернациональные блюда без ярких специй и экзотических продуктов. Также стоит исключить распространенные аллергены — арахис, мед и так далее. Их можно подать в порционных упаковках.
Хотите, чтобы мероприятие прошло на высшем уровне? Воспользуйтесь сервисом деловых поездок TravelHub. Мы предоставляем услуги по организации конференций, а также поможем легко найти удобный трансфер, авиабилеты и отель в любой ценовой категории.