“Наши кейсы”: оптимизация командировок для промышленной компании с вахтовыми сотрудниками

В этот раз в рубрике “Наши кейсы” мы поделимся опытом, как организовать командировки с сотрудниками-вахтовиками. С непростой задачей столкнулась промышленная компания, специализирующаяся на строительстве и производстве.

*В соответствии с условиями соглашения о неразглашении (NDA) некоторые детали были изменены или опущены. Этот кейс призван продемонстрировать наш уникальный подход к решению сложных бизнес-задач и достижению поставленных целей при строгом соблюдении конфиденциальности наших клиентов. 

Дано:

• Клиент: ХХХ
• Индустрия: нефтедобывающая и нефтеперерабатывающая отрасль
• Штат сотрудников: 1000+
• Количество командировок : 5+ в месяц
• Направления командировок: РФ, Китай, Казахстан
• Особенность: сложная логистика, высокая длительность перелетов и количество пересадок

Задача от клиента: 

Промышленная компания, специализирующаяся на строительстве и производстве, обратилась за организацией командировок для вахтовых сотрудников, которым необходимо преодолевать более 4000 км. 

При этом на таких длительных расстояниях должны соблюдаться трудовое законодательство и обеспечиваться безопасные условия труда. Для этого необходимо было предусмотреть остановки в отелях для полноценного отдыха и питания.  

Сложности в организации: 

1. Длительные маршруты. Путешествия с пересадками превращались в настоящие испытания, которые требовали тщательного планирования и координации, чтобы минимизировать время в пути и предотвратить излишнюю усталость сотрудников.
2. Соблюдение трудового законодательства. Организация полноценного отдыха в отелях на маршруте следования была необходима для соответствия требованиям трудового законодательства и обеспечения безопасности сотрудников.
3. Разнообразие бронирований. Использование различных систем бронирования и поставщиков создавало сложности в бронировании, синхронизации и управлении расходами, требуя особого внимания и точности.

Решение: 

Компания обратилась к TravelHub, чтобы внедрить единое решение для бронирования и управления командировками, а также разработать стандартизированную тревел-политику:

• Внедрение централизованной системы позволило компании координировать все бронирования авиабилетов, отелей и трансферов через единую платформу. Это обеспечило прозрачность и контроль над расходами, а также позволило получать корпоративные скидки и специальные условия. Платформа обеспечила глобальную согласованность, облегчив процесс бронирования и отслеживания поездок.
• Были разработаны маршруты, учитывающие длительность перелетов и необходимость остановок для отдыха. Сотрудники получили возможность отдыхать в комфортных отелях на маршруте следования, что способствовало соблюдению норм трудового законодательства. Трансферы были организованы таким образом, чтобы минимизировать время ожидания и обеспечить бесперебойную доставку сотрудников на место работы.
• Платформа предоставила круглосуточную поддержку и систему отслеживания сотрудников, что обеспечивало безопасность и оперативное реагирование на любые чрезвычайные ситуации. Были разработаны правила и инструкции по безопасности, включая контактные данные для экстренной связи и рекомендации по действиям в случае непредвиденных обстоятельств.

Результаты:

Эти меры позволили компании не только оптимизировать процесс командировок, но и создать комфортные и безопасные условия для своих сотрудников.

• Экономия средств: внедрение единой платформы и стандартизированной тревел-политики позволило сократить расходы на командировки на 14%.
• Повышение эффективности: централизованная система упростила процесс планирования и координации, что повысило удобство и снизило затраты времени.
• Соответствие законодательству: компания смогла обеспечить соблюдение всех норм трудового законодательства, что повысило безопасность и удовлетворенность сотрудников.

Этот пример ярко иллюстрирует, насколько важно использовать централизованные решения для управления командировками. Особенно это актуально в сложных случаях, когда маршруты длинные, а соблюдение трудового законодательства обязательно. Внедрение единой платформы и стандартизированных процессов не только значительно сократило расходы, но и повысило эффективность управления командировками. Не упустите возможность оптимизировать свои командировки. Внедрите централизованное решение уже сегодня и ощутите все преимущества на практике.