Бизнес-туры: эффективная организация, практические советы и направления MICE

Корпоративные мероприятия — отличный способ повысить работоспособность команды. Если хотите за несколько дней успеть все и сразу: посетить конференции за рубежом, полюбоваться на достопримечательности и принять участие в программах на сближение, то выбирайте комбинированные поездки. Сложные туры для бизнес-групп тяжело организовать, но они отличаются индивидуальностью и дарят участникам неповторимый опыт. 

Направление

Страны

Комбинация нескольких маршрутов и видов времяпрепровождения и делает тур сложным. Однако, можно облегчить подготовку, если правильно выбрать страны для посещения. Важно, чтобы они относились к одному региону. Самые удобные — Европа и Азия. Так за выходные можно успеть побывать в стоящих по соседству Австрии, Франции и Италии или в Таиланде и Малайзии. Но соединить две части света, сохранив комфорт, в одной поездке просто не получится. Лучшие направления для корпоративного отдыха найдете здесь. 

Климат

И учитывайте климат. В одном путешествии нельзя кардинально менять температуру, иначе сотрудники будут постоянно проходить акклиматизацию, плохо себя чувствовать и ощущать упадок сил. 

Визы

Важнейший вопрос, который нужно решить перед сложным туром — получение для всех сотрудников виз. Процесс может затянуться из-за бюрократических сложностей и есть риск, что разрешение на въезд получат не все работники, ведь у каждого своя визовая история. Европа здесь тоже выигрывает — оформляете шенген и спокойно путешествуете. Либо же выбирайте страны без виз или с получением их по факту в аэропорту — самый удобный вариант. 

Отель

Размещение бизнес-групп во время деловых поездок должно быть максимально компактным и удобным. Выбирайте отели с завтраком, чтобы сотрудникам не нужно было тратить время на поиск еды в незнакомом месте. Отдайте предпочтение жилью, расположенному в центре города с хорошей транспортной доступностью. Корпоративные туры требуют от сотрудников максимально оперативных действий, поэтому экономия времени очень важна.

Если запланированы деловые встречи, убедитесь в наличии бизнес-зала, копировального центра и бесплатного интернета в гостинице. А вот апартаменты или арендная квартира не подойдут — в них придется готовить и убирать самим сотрудникам, что потребует времени и сил. 

Транспорт

В сложных турах особую роль играет транспорт, ведь от его комфортабельности и скорости зависит успех и атмосфера всей поездки. Для посещения выставки за рубежом или ярмарки в другой стране выбирайте самый быстрый вариант — самолет. Он же отлично подходит для перемещения между соседними государствами, особенно в Европе, где есть большой выбор недорогих лоукостеров. И не забудьте заказать трансфер для групп. 

А вот общественного транспорта в городах лучше избегать и воспользоваться такси — очень велик риск заблудиться, перепутать маршрут или станцию и потерять время. Плюс мелкие расходы на билеты сложно посчитать и внести в отчет по тратам в командировке. 

Организация мероприятий

Во время групповых туров можно провести и свое мероприятие — мастер-класс или презентацию продукции. В этом случае нужно заранее сформировать группу ответственных сотрудников и разделить между ними обязанности по его организации. Четко спланируйте каждый этап и наймите подрядчиков на местах. Самый оптимальный вариант — провести все в том же отеле, где остановятся сами сотрудники. Подробнее об организации мероприятий за рубежом рассказали в отдельном материале.

Тимбилдинг

Инсентив-туры невозможно представить без заданий на сплочение и общих развлечений. Главное, не переборщите со сложностью и насыщенностью программы. Учтите, что сотрудникам нужно время, чтобы прийти в себя после тимбилдинга в турах, переварить эмоции и переключиться на следующее мероприятие в плане. 

А если добавить к этому частое перемещение с места на место, то MICE-туризм может стать настоящим испытанием на прочность. Оптимальный вариант — одно несложное занятие в день: квиз, спортивное состязание или творческий конкурс. 

Организация бизнес-туров требует много внимания и времени. Облегчить ее можно с помощью нашей онлайн-платформы TravelHub. Мы собрали предложения от отелей и авиаперевозчиков по всему миру. А с помощью менеджеров можно создать даже самые сложные VIP-туры с посещением нескольких стран и уникальной развлекательной программой.