Как составить смету расходов на мероприятие

Театр начинается с вешалки, а организация корпоративных мероприятий — с составления сметы. Точный и подробный список всех предполагаемых расходов, необходимый для подготовки к событию, поможет сформировать бюджет, избежать перерасхода и обеспечить контроль на всех этапах. Рассказываем, как не переплатить за организацию мероприятия. А если вам нужна помощь с организацией командировок, используйте сервис TravelHub.

Структура и назначение сметы

В смете отражаются все категории затрат — их точный список зависит от формата мероприятия. 

Основные разделы:

• Аренда площадки и оборудования;
• Транспорт и доставка (подобрать авиабилеты поможет TravelHub);
• Персонал;
• Развлекательное шоу;
• Кейтеринг и еда;
• Жилье, если мероприятие планируется на выезде на несколько дней (отели для корпоративных мероприятий бронировать нужно за несколько недель);
• Декор;
• Сувениры и подарки.

Для каждого пункта определяется необходимая сумма, так и формируется общий бюджет мероприятия — в качестве шаблона используйте нашу схему. И не забудьте учесть комиссию агентства за организацию мероприятия, если обращаетесь в ивент-компанию. Без формирования этого списка невозможно определить, сколько финансов понадобится для организации события. И только после подсчета приблизительных трат можно забронировать отель для гостей, опираясь на выделенный бюджет.

Скрытые и надуманные статьи расходов

Недобросовестные подрядчики могут включить в смету ненужные или скрытые статьи расходов, чтобы вынудить невнимательного клиента платить за большее количество услуг. Так, обращайте внимание на размытые формулировки (прочее, чрезвычайные ситуации), отсутствие детализации (обед без уточнения количества порций или списка блюд), дублирование одного пункта разными словами (кейтеринг и работа официантов в одной смете), ненужные услуги без четких задач (координация зала в смете — что это?), опции, которые должны быть включены в аренду (настройка вентиляции). Чтобы их распознать, нужно внимательно проанализировать смету и расспросить, что входит в каждый раздел.

Пошаговое составление сметы

• Определите формат мероприятия (число участников, дату, цель проведения);
• Пропишите список расходов — основные категории мы указали выше;
• Разделите расходы по пунктам и укажите количество необходимых услуг (число блюд или номеров в отеле для проживания гостей);
• Проанализируйте рынок и выясните приблизительную стоимость услуг у подрядчиков;
• Суммируйте приблизительные расходы и внесите их в документ. Если не знаете, как оформить, просто поищите в интернете образец сметы на корпоратив;
• Согласуйте ее с руководителем.

Чек-лист проверки сметы

Перед утверждением необходимо проверить, включены ли все необходимые расходы, нет ли размытых формулировок, соответствуют ли цены рыночным. 

Как выбрать честного подрядчика на мероприятие?

Чтобы не ошибиться с выбором, задавайте много уточняющих вопросов. Если специалист четко и спокойно на них отвечает и предоставляет подробную информацию, значит подвоха нет. Обращайте внимание на отзывы на сторонних площадках, а не на сайте компании. Обратитесь за коммерческим предложением от разных организаций и оцените выгодность предложенных условий — так вы получите представление о рынке услуг и сможете выбрать лучший вариант.