Руководство по использованию корпоративных карт в командировках

Невозможно представить современную деловую поездку без использования банковских карт. Они обеспечивают удобство, скорость и контроль при оплате различных расходов — от проживания и транспорта до питания и организации корпоративных мероприятий. Особенно важны эти платежные средства в рабочих путешествиях за границу — не всегда у сотрудника есть время снять наличные и поменять валюту. Рассказываем о нюансах оплаты командировочных расходов картой, а отели для корпоративных мероприятий бронируйте на TravelHub.

Виды карт: платежные и корпоративные

Существует два основных типа: личные платежные и корпоративные. Платежные карты принадлежат персонально человеку и необходимы для оплаты индивидуальных расходов в повседневной жизни, но пользоваться он ими может и в деловых поездках. 

Корпоративные привязаны к счетам компании и принадлежать не лично сотруднику, а организации. Они предназначены специально для оплаты нужд бизнеса: позволяют централизованно управлять расходами и автоматизировать отчетность, а также быстро совершать финансовые сделки. Они необходимы в ситуациях, когда нужно оплатить деловой ужин, организацию корпоративов, жилье для командированного сотрудника или транспортные расходы делегации — любые потребности компании. 

Настройка и выдача

Чаще всего корпоративные карты для прозрачности учета и контроля закреплены за определенными сотрудниками, которые регулярно совершают финансовые сделки: бухгалтером, экономистом, директором, заместителем директора по хозяйственной части. Также можно их выдавать другим работникам по мере необходимости. С помощью такой карты сотрудник в командировке может совершить корпоративное бронирование авиабилетов — после компании не придется компенсировать ему затраты на транспорт.

Перед использованием важно правильно настроить лимиты. Можно ограничить категории расходов или установить максимально разрешенную сумму. 

Использование в поездке

Сотрудник должен четко понимать, в каких случаях он может использовать финансы компании и не тратить эти средства на личные нужды. Также важно учесть нюансы при деловых поездках за границу — лучше всего подходят валютные корпоративные карты для бизнеса. Не забудьте активировать мобильный банк для отслеживания операций в реальном времени. А для корпоративного бронирования отелей используйте сервис TravelHub.

Контроль расходов сотрудников по карте

Современные технологии обеспечивают компании автоматический мониторинг транзакций и своевременную обработку всех манипуляций. А интеграция с финансовыми системами помогает быстрее сформировать закрывающие документы для бухгалтерии и оптимизировать налоговую отчетность. Лучшие корпоративные карты для поездок позволяют проводить прозрачные и быстрые расчеты в любых условиях.

Безопасность корпоративных платежных карт

В случае утери или кражи карты ее необходимо немедленно заблокировать, передать информацию руководителю и проинформировать банк. Используйте современные средства защиты — двухфакторную аутентификацию и уникальные пароли. Соблюдайте правила безопасного хранения данных и избегайте подозрительных интернет-соединений.