Суточные в командировке: порядок и размер выплат в 2025 году

95 статья ТК РБ указывает, что наниматель, отправляя в деловые поездки сотрудников, должен выдать аванс с возмещением несколько видов расходов: за проезд к месту работы, за аренду жилья и за проживание вне места жительства (суточные). Последние предназначены для компенсации ежедневных расходов — питания, мелких транспортных затрат и бытовых услуг. 

Думаете, как отчитаться за суточные в командировке? Отличие этой выплаты от других двух видов компенсации в том, что за их трату не нужно отчитываться — работодатель выдает обозначенную законодательством сумму и подчиненный может тратить ее на свое усмотрение. Рассказываем о нюансах, а если вам нужна помощь, воспользуйтесь сервисом для организации командировок бизнесу.

Точные суммы 

Размер суточных выплат устанавливается в законодательстве — вопрос о корректировке суммы рассматривают ежегодно до 1 марта. С 06.04.2024 минимальная разрешенная сумма суточных для бюджетных и коммерческих организаций — 12 рублей в сутки.

В случае командировки за границу выплата зависит от государства назначения (заранее узнайте, как считать суточные в иностранной валюте). С суточных не выплачивается подоходный налог, если их сумма не превышает разрешенный максимум. Если работодатель компенсировал по своему желанию больше, сумма превышения будет облагаться налогом.

Когда и как выплачиваются суточные? 

Они предоставляются за все дни нахождения в деловой поездке, в том числе сутки в пути, выходные и праздники: ежедневная сумма умножается на количество суток. Суточные выплачиваются и в однодневной командировке. Днем выбытия признается дата, в которую сотрудник отбыл на транспорте из постоянного места работы, а днем прибытия — дата, в которую он вернулся на него. Учитывайте это при организации зарубежных командировок — в этом случае путь может занять не один день.

Есть только два исключения. Суточные не предусмотрены, если сотруднику предоставляется трехразовое питание и транспорт в месте командировки или если ему предоставляется трехразовое питание и он проживает в месте командировки. Помните об этом при организации бизнес-поездок.

Возмещение расходов в командировке

Рассказываем, что входит в список командировочных расходов, которые наниматель возместит.

Проезд

Командированному сотруднику возмещаются затраты на проезд к временному месту работы и обратно на железнодорожном, воздушном, водном или автомобильном транспорте. Учтите, что такси в этот список не входит. Также возмещаются затраты на провоз багажа (необходимого для работы), на стоимость бронирования, комиссионные сборы и оплату постельного белья. 

Проживание

Траты за аренду жилплощади также возмещаются на основе подтверждающих документов: счета, договора аренды, чеков и других законных вариантов. Есть ограничения по сумме компенсации.

По договоренности с руководителем могут быть возмещены и другие затраты. 

Документальное оформление 

Невозможно организовать командировку без документального оформления. Работодатель обязан составить приказ и получить письменное согласие сотрудника, если требуется. Работник после возвращения из деловой поездки должен предоставить авансовый отчет и приложить к нему все чеки и счета, которые подтвердят суммы компенсации на найм жилья и оплату транспорта. Если какие-то документы были утеряны и не подлежат восстановлению, то суммы компенсации пересматриваются в соответствии с установленными в законе тарифами.

Если вы не хотите тратить время и силы на подготовку деловой поездки, есть отличный вариант от TravelHub — можно заказать организацию командировки под ключ. Персональный менеджер учтет ваши пожелания и подберет подходящие варианты транспорта, жилья, трансферов и гидов по всему миру.