Что такое командировка сотрудника и как ее оформить?

Служебная поездка — это временный выезд сотрудника за пределы постоянного места работы для решения задач работодателя. По Трудовому кодексу РБ командировка признаётся таковой, если:

• между работником и организацией заключён трудовой договор;
• поездка оформляется распоряжением руководителя;
• срок ограничен датами отъезда и возвращения;
• работа выполняется в другом городе или регионе.

Кого нельзя отправлять в командировку

Закон запрещает принудительно направлять отдельные категории сотрудников. Нарушение грозит штрафами.

• Беременные женщины.
• Несовершеннолетние работники (до 18 лет).
• Инвалиды при наличии противопоказаний.
• Специалисты по ученическому договору.

Существуют и работники, которых допускается командировать только с письменного согласия и при наличии медицинского заключения.

Как определить срок командировки

Закон не ограничивает длительность поездки: она может продолжаться хоть день, хоть месяц. День выезда и день возвращения относятся к рабочему времени. Если эти даты выпадают на выходные, компания обязана либо оплатить их в двойном размере, либо предоставить отгулы.

Какие расходы возмещает работодатель

К командировочным относят:

1. Проезд (самолёт, поезд, автобус, личное авто).
2. Проживание (отели, аренда квартиры).
3. Суточные (деньги на питание и мелкие траты).
4. Дополнительные услуги (конференц-зал, прачечная, багаж).

Как подтвердить расходы

Как рассчитать оплату за время поездки

За командировку сотрудник получает средний дневной заработок, рассчитанный за последние 12 месяцев:

Средний заработок = сумма выплат / количество фактически отработанных дней.

К выплатам учитывают оклад, премии, надбавки. Не входят больничные, отпускные, материальная помощь.

Пошаговое оформление командировки

1. Выбор сотрудника

Проверьте противопоказания, убедитесь, что нет ограничений.

2. Согласование условий

Если работник относится к защищённой категории, получите его письменное согласие.

3. Приказ о направлении

Приказ оформляется по форме Т-9 (один сотрудник) или Т-9а (группа). Документ подписывает руководитель и сам командируемый.

4. Оплата путешествия

Варианты:

1. Компания платит билеты и отель напрямую.
2. Сотруднику выдают аванс.
3. Работник оплачивает из своего кармана и потом сдаёт чеки.

Для бронирования проживания удобно использовать сервис бронирование отелей.

5. Авансовый отчёт

Вернувшись, специалист сдаёт отчёт и подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли продлить или перенести поездку?

Да. Понадобится новый приказ. Изменять старый документ запрещено.

Как отменить командировку?

Нужно оформить служебную записку и приказ об отмене, вернуть средства за проезд и проживание.

Какие коды ставить в табель?

Используются обозначения «К» или «06». Работа в выходной — «РВ» или «03».

Оплата за выходные в командировке

Двойной тариф либо отгул по выбору сотрудника.

Что делать при болезни в поездке?

Оформите больничный лист и при необходимости продлите командировку.

Как оформить однодневную поездку?

Процедура та же. Суточные можно не выплачивать, но компенсировать расходы.

Итоги

Командировка — штатный инструмент бизнеса. Корректное оформление приказа, расчёт выплат и своевременная отчётность защитят компанию от штрафов, а сотрудника — от лишних трат. Для оптимизации процессов выбирайте платформу для деловых поездок: в едином кабинете доступны бронирование билетов, поиск рейсов с гибкими датами и дешевые авиабилеты.