Дополнительные услуги в отеле для бизнес-путешествий

Чтобы обеспечить максимальную продуктивность и комфорт сотрудников, важно заранее подумать о дополнительных услугах в отеле при командировке. Именно они помогают снизить стресс и обеспечить качественное выполнение рабочих обязанностей. А прозрачный учет всех связанных с ними расходов необходим для правильного планирования бюджета и формирования отчетности. Рассказываем, как связаны бизнес-путешествия и допуслуги отеля для командировок.

Основные дополнительные услуги в отелях для бизнес-путешественников

Обязательные услуги, которые чаще всего включены в стоимость номера: Wi-Fi и парковка. Другая категория — те, за которые нужно доплачивать: еда и напитки из мини-бара, услуги прачечной и трансфер. Но польза от них обычно превышает растраты — так, корпоративная аренда автомобилей позволяет сэкономить время и силы сотрудника. 

Особая ситуация с питанием. В некоторых отелях завтрак включен в стоимость номера, но чаще за него требуют отдельную плату. Это отличный вариант для деловых путешественников, у которых нет времени искать поблизости ресторан или магазин. 

Есть и премиальные услуги: спа-центр, фитнес-зал, переговорные комнаты или бизнес-центр в отеле для деловых встреч. Массаж и занятия спортом помогут прийти в себя после дороги, а аренда места в бизнес-центре может облегчить выполнение рабочих обязанностей. Стоит ли за это платить, каждый решает сам. А вот корпоративное бронирование авиабилетов точно необходимо при организации деловой поездки для сотрудников. 

Как учитывать расходы на отель при командировке?

Аренду жилья в деловой поездке оплачивает работодатель. Оплата допуслуг отеля, если они включены в стоимость номера и их нельзя отменить, также производится по счету компании. Но если они бронируются дополнительно, то расплачиваться за них должен сотрудник из суточных — они предназначены именно для покрытия подобных расходов: покупки еды, услуг прачечной или такси. 

Исключение — затраты на представительские функции. Так, корпоративный ужин с партнерами в отеле необходимо оплачивать с корпоративной карты или компенсировать сотруднику впоследствии. Оплата по счету компании облегчает контроль расходов и формирование единого чека, но разделение личных и корпоративных расходов обязательно для правильной отчетности. Поэтому к сбору отчетных документов за допуслуги в отеле нужно подходить серьезно. 

Использование современных технологий

Сервис для организации корпоративных командировок TravelHub автоматизируют сбор подтверждающих документов — кассовых чеков, счет-фактур — и облегчают контроль над тратами. Мы используем новейшие технологии в сфере финансов: инструменты для автоматизации управления бюджетом, установление суточных лимитов, сканер чеков, синхронизацию данных с бухгалтерскими системами. С нашей помощью весь процесс оплаты и компенсации трат во время командировки будет прозрачным и понятным. 

Рекомендации для компаний

• Разработайте внутреннюю политику по оплате дополнительных услуг при корпоративном бронировании отелей, чтобы стандартизировать процесс и избежать непредвиденных расходов.
• Выбирайте отели с прозрачной системой начислений и оплаты, чтобы минимизировать недоразумения.