Одно рабочее пространство для каждого мероприятия компании.
Пригласите людей, один раз задайте правила поездок и видите каждое бронирование, номер и расход в одном месте. Для выездных встреч, стартов продаж, конференций, ретритов и инсентив-поездок.
Командная поездка — это не десять отдельных поездок.
Таблицы и почта
Групповые поездки ведут в таблицах, переписке и почте тревел-агента. Никто не знает, кто уже забронировал, кто прилетает поздно и сколько уже потрачено.
Политика не подходит
Тревел-политика компании не подходит для мероприятия: все должны прилететь в один день, жить в одном отеле и уложиться в один бюджет.
Гостей бронируют вручную
Спикеры, партнёры и клиенты не могут пользоваться корпоративным сервисом, поэтому кто-то бронирует им всё вручную.
Мероприятия живут внутри платформы, в которой ваши сотрудники уже бронируют поездки и ведут расходы. Бронирования, расходы и карты мероприятия попадают в те же отчёты, центры затрат и счета, что и любые другие командировки.
Всё, что нужно организатору, — на одной странице мероприятия.
Все в одном списке, включая гостей.
Добавляйте сотрудников из справочника компании или приглашайте внешних гостей по email.
- Статус приглашения у каждого: не приглашён, приглашён, принял или отказался — с датой приглашения.
- Город вылета, плановая сумма и «забронировано + потрачено» по каждому человеку.
- Отметка, если чьи-то бронирования выходят за окно поездки.
- Гости получают свой доступ к мероприятию. После мероприятия он закрывается сам.
Своя тревел-политика — только для мероприятия.
Задайте окно поездки: самую раннюю и позднюю дату прилёта, время, к которому нужно прибыть, самую раннюю и позднюю дату отъезда и время, после которого можно уезжать. Шкала показывает дни мероприятия и разрешённые даты.
- Если даты вне окна, решаете вы: отметить нарушение политики, отправить на согласование или запретить бронирование.
- Включайте и отключайте для мероприятия авиабилеты, отели, поезда, трансферы, аренду авто и автобусы.
- Перелёты: максимальный класс и разрешённые аэропорты прилёта. Отели: любой отель в рамках политики или только отели из списка; предоплата или оплата в отеле.
- Согласование только бронирований вне политики, каждого бронирования или дороже заданной суммы. Запросы приходят владельцу мероприятия и соорганизаторам с правом согласования.
Правила действуют на любом пути бронирования: поиск на сайте, корзина на согласовании или API. Для остальных поездок действует обычная политика компании.
Бронирование внутри мероприятия.
Участник нажимает «Найти рейс», «Найти отель», «Найти трансфер» или «Арендовать авто» на странице мероприятия. Поиск открывается с городом и окном поездки мероприятия, а баннер сверху называет мероприятие.
- Один клик — и поиск без правил мероприятия, для личных или других поездок.
- Организатор видит все бронирования мероприятия в одном списке: номер заказа, путешественник, услуги, даты, статус и сумма.
- Фильтр показывает бронирования вне окна поездки.
Блоки номеров: предложения рядом друг с другом.
Запросите блок: даты, число и тип номеров, бюджет за ночь, срок получения предложений, по желанию — список отелей и комментарий.
- Агенты TravelHub собирают предложения отелей.
- Сравните итоговую сумму, условия отмены, условия сокращения квоты (сколько номеров можно вернуть без штрафа) и срок действия предложения.
- Примите предложение в один клик. Агент бронирует номера, а вы расселяете участников.
Четыре цифры, которые отвечают на вопрос «где мы сейчас?»
Общий бюджет, забронировано + потрачено, оплачено и остаток — всегда актуально.
- Траты по категориям, участникам, центрам затрат или отделам, плюс последние операции.
- Юрлицо, центр затрат и отделы, на которые относятся расходы в отчётах.
- Выгрузка в CSV.
Делите работу, а не все права.
Добавьте соорганизаторов с отдельными правами: управлять участниками, видеть бюджет, бронировать за других, управлять блоками номеров.
- У владельца мероприятия есть все права.
- Понятные статусы: черновик, открыто, идёт, завершено, закрыто или отменено.
Как это работает
-
01
Создайте мероприятие
Выберите тип: выездная встреча, старт продаж, конференция, ретрит, инсентив-поездка или другое. Затем название, даты, город, ожидаемое число участников и бюджет. Мероприятие создаётся черновиком, никто пока не получает уведомлений.
-
02
Добавьте людей и задайте правила
Добавьте сотрудников и гостей, соберите команду организаторов и задайте окно поездки, услуги и согласование. Чек-лист «Подготовка» показывает, что осталось.
-
03
Откройте мероприятие и пригласите участников
Каждый участник получает письмо со ссылкой на мероприятие и бронирует со страницы мероприятия — по его правилам.
-
04
Доведите до конца
Следите за бронированиями, номерами и бюджетом в одном месте, затем отметьте мероприятие завершённым и закройте его.
Ответы на вопросы.
Кто может создать мероприятие? +
Могут ли внешние гости бронировать через мероприятие? +
Заменяет ли мероприятие нашу тревел-политику? +
Что, если кто-то забронирует вне дат? +
Можно ли забронировать блок номеров в отеле? +
Как следить за бюджетом? +
Это работает на телефоне? +
Проведите следующую выездную встречу с одной страницы.
Создайте мероприятие, пригласите команду и держите все бронирования, номера и расходы перед глазами.