Оплата питания в командировке

Одна из важнейших проблем, которая беспокоит сотрудников — оплата питания в командировке. В деловых поездках работник лишен возможности пообедать дома, зайти в знакомый магазин или взять продукты с собой и часто вынужден тратить на еду больше денег, чем в привычных условиях. Разберемся, обязан ли наниматель оплачивать эти расходы. А если вам нужна помощь с организацией командировок, воспользуйтесь сервисом TravelHub.

Обязан ли работодатель оплачивать питание?

Согласно статье 208 Трудового кодекса Беларуси, работодатель обязан возместить работнику в деловой поездке некоторые расходы — проезд к месту командировки и оплату жилья, а также выплатить суточные за проживание вне дома. По договоренности возможно также возвращение других трат. 

Роль суточных при командировке

Суточные предназначены для компенсации затрат на питание и возмещения иных текущих потребностей работника во время командировки — их размер устанавливается Правительством. Если направляющая или принимающая сторона обеспечила сотрудника трехразовым питанием и транспортом в месте командировки или деловая поездка намечена в населенный пункт, в котором и проживает сотрудник, а трехразовое питание ему организовали, то суточные не выплачиваются (исключение — дни в пути). А если компания хочет сэкономить, то стоит воспользоваться групповым бронированием авиабилетов.

Налогообложение суточных

Согласно законодательству РБ подоходный налог (в РФ — НДФЛ) с суточных не взимается, если они не превышают установленного лимита. Все, что больше максимальной суммы, облагается подоходным налогом.

Бронирование отеля с питанием

В отеле можно найти разные варианты для людей в командировке — завтраки, полупансион или пансион (это указывается при бронировании отелей). Все это можно заказать вместе с номером для сотрудника. Правило то же: если работодатель оплатил проживание с трехразовым питанием вдобавок к предоставленному транспорту, то подчиненный не получает суточные. Во всех остальных случаях они выплачиваются. Проверьте, не включена ли еда в стоимость номера, перед тем, как забронировать отель. 

Питание в транспорте

Наниматель может на свое усмотрение оплатить питание в транспорте (необходимо решить до начала поиска авиабилетов), но это не освободит его от выплаты суточных за дни в пути. Если еда включена в стоимость билета, то эта трата входит в сумму компенсации за оплату транспорта.

Деловые ужины

Деловые ужины, встречи или приемы в командировке признаются представительскими расходами, если есть подтверждающие документы: приказ на их осуществление, программа мероприятий, отчет и чек. В соответствии с налоговым законодательством, эти расходы не должны превышать 1% от выручки от реализации имущественных прав компании.

Подтверждающие документы

Если есть необходимость учета расходов на питание в командировке, необходимо сохранять все чеки за покупку еды или заказы в местах общественного питания, а после приложить их к отчету.